人事档案关系到每个人的切身利益，在管理上有着严格的管理制度，以保证人事档案的安全、有效的合理利用。
首先对人事档案归档材料的要求是相当严格的，规定归档材料不能有涂改痕迹，笔迹清晰，不得使用圆珠笔，必须使用碳素笔、中性笔或毛笔填写。
有些归档材料如:履历表、年度考核表、入党志愿书、入党申请书等均需要本人和审核人签字，单位审核盖章，对无本人签字、无公章的材料属于无价值材料，不在归档材料范围之内。
人事档案属机要材料。在邮递中有严格邮递手续，必须通过中国邮政机要部门邮递，机要档案邮递过程是有邮递员全程押运的，发运、接收都有专人登记验收、签收的。所以机要档案邮递费用是比较高的。
人事档案入库由专人保管，移交、接收人事档案都有移交单、花名册一并登记签收。
单位和单位之间，调档必须有调档函，并有回执。查阅档案必须是二人同行并持有单位介绍信，并规定本人是不能查阅自己档案的，就是杜绝和避免本人涂改自己档案。
查阅人事档案不能将档案带出档案室，查档室必须安装监控摄像头，保证查档全过程在监控下面进行。
如需复印人事档案中的材料，需办理审批手续，经办公室主任签字同意才能复印，复印件上必需加盖单位公章，才有效。所以说未经办公室主任同意，复印件是无法盖公章的。
人事档案管理员虽然管理本单位所有的人事档案，但管理员本人是接触不到自己档案的，这是人事档案管理具体规定，人事档案管理员的个人档案单独存放在办公室主任那里。
外包单位整理人事档案的工作人员，进场前要进行政审，需持有当地派出所的无犯罪记录证明，并要签订保密协议后，才能从事人事档案整理这项工作。
有人问人事档案保管员不负责任，将档案丢失，要承担什么责任？
可以负责任告诉你，人事档案有一套严格管理制度，一般是不会丢失的。假设发生人事档案丢失情况，则按重大事故进行处理，将依据《档案法》的有关规定，档案管理员要受到开除公职的行政处分；情节严重的，还要追究其刑事责任。
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